E-MAIL

 A.  Pengertian E-mail

E-mail ( Eletronic Mail ) atau sering juga disebutkan sebagai Surat Elektronik bila diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia, adalah sebuah metode komunikasi yang sudah sangat populer saat ini, walupun email itu hanya berupa sekumpulan pesan – pesan text yang sederhana.

B.  Sejarah E-mail

Pada saat ini mungkin lebih dari milyaran transaksi e-mail yang terjadi setiap harinya, dan menurut Darwin Magazine, email pertama kali dikirim oleh seorang programmer yang bernama Ray Tomlinson pada tahun 1971, dialah yang menemukan cara pengiriman pesan text antar server dengan penggunaan tanda @ sebagai tanda pengenal server penerima email.

C.   Cara E-mail bekerja

Email tersimpan didalam sebuah server yang dikenal dengan sebutan Mail Server. Agar mampu dikenali oleh Mail Server yang lain, maka setiap Mail Server wajib memiliki identitas pengenal yang umumnya dikenal dengan domain, misalnya gapura.co.id ataugapura-angkasa.com

Kemudian digunakan tanda @ untuk memisahkan identitas account email dan mail server sehingga alamat email yang lengkap berupa : email-account@mail-server contohnya anuku@komunitaskami.com

Apabila rekan kita yang lain memiliki email dengan domain yang sama, berarti email tersebut berada pada server yang sama.

Misalnya email anuku@komunitaskami.com dan email anumu@komunitaskami.com berada pada mail server yang sama.

Mail server dewasa ini umumnya menyediakan minimal dua jalan untuk melakukan transaksi email antara lain

1.       Metode Webmail

2.       Metode POP3 Mail

Kedua metode diatas akan mampu mebuka email dengan isi yang sama walaupun dengan tata cara yang berbeda.

Metode webmail digunakan dengan memanfaatkan Web Browser seperti Internet Explorer sedangkan Metode POP3 Mail digunakan dengan memanfaatkan software khusus seperti Microsoft Outlook.

·         Metode Webmail

Seperti yang dijelaskan diatas, metode ini memanfaatkan Internet Explorer atau web browser yang lain seperti Mozilla Firefox. Metode ini dapat dilakukan dimana saja sepanjang computer yang digunakan terhubung dengan internet. Misalnya dapat dilakukan dari rumah atau warung internet terdekat.

1.       Jalankan software Internet Explorer

2.       Ketik alamat web : http://webmail.komunitaskami.com pada address bar

3.       Bila koneksi internet dalam kondisi sedikit lambat, mail server akan mencoba memberi pilihan kepada kita kepada fitur email yang sederhana, untuk itu click lah link pada tulisan “Basic HTML View”

4.       Masukan user name

5.       Masukan password

6.       Untuk melihat email yang baru, click lah link pada tulisan Inbox

7.       Email baru yang belum pernah dibaca agar menggunakan huruf tebal ( bold ) sedangkan email yang sudah pernah terbaca akan menggunakan huruf biasa.

8.       Untuk melihat pesan dari masing – masing email, click lah Judul Pesan pada Inbox.

9.       Untuk menghapus email, click lah tombol “Delete”

10.   Untuk membuat email yang baru, click lah tombol “Compose Mail”

11.   Pada kolom “To” masukan alamat email tujuan dengan lengkap.

12.   Isi kolom “CC” apabila menginginkan copy email ke tujuan yang lain.

13.   Isi kolom “BCC” apabila menginginkan copy email ke tujuan yang lain tanpa diketahui oleh email yang ditujukan pada kolom “To” dan kolom “CC”

14.   Isi kolom subject dengan judul email yang singkat dan jelas

15.   Sertakan file attachment bila diperlukan dengan menekan tombol “Browse” pada kolom attachment.

16.   Tulis pesan email dengan singkat dan jelas pada kolom pesan.

17.   Tekan tombol “Send” untuk mengirim email.

·         Metode POP3 Mail

Akses email dengan metode ini lebih simple, namun hanya bisa diakses dari Computer yang telah terinstal aplikasi email client seperti Microsot Outlook Express serta sudah dilakukan setting email pada aplikasi tersebut oleh IT Support anda.

1.       Jalankan aplikasi Outlook Express

2.       Tekan tombol “Send/Recv” untuk mengambil email terbaru.

3.       Click tombol “Inbox” untuk melihat daftar email.

4.       Click Judul email untuk membaca isi email.

5.       Click tombol “Reply” untuk membalas email atau tombol “Reply All” untuk membalas email ke semua tujuan termasuk yang ada didalam kolom “From” dan “CC”

6.       Tulis pesan balasan dengan singkat dan jelas.

7.       Click tombol send untuk mengirim email.

8.       Pastikan untuk click tombol “Send/Recv” untuk memastikan email sudah terkirim.

9.       Untuk membuat email baru, click tombol “Create Mail” selanjutnya sama seperti proses pengiriman webmail diatas.

Electronic Mail adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakandi Internet. Hal ini karena Email merupakan alat komunikasi yang paling murah dan cepat. Dengan Email kita dapat berhubungan dengan siapa saja yang terhubung ke Internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal(bila kita menggunakan line telepon atau ISDN). Email menggeser penggunaan telepon dan fax dimasa kini. Konsep Email adalah seperti kita mengirim surat dengan pos biasa, dimana kita mengirimkan ke kantor pos dengan dibubuhi alamat yang kita tuju. Dari Kantor Pos tersebut akan disampaikan ke Kantor Pos yang terdekat dengan alamat yang dituju dan akhirnya sampai ke alamat tersebut. Dan si penerima hanya membuka kotak pos-nya saja yang ada didepan rumah. Disini si Pengirim tidak tahu apakah si orang yang dituju tersebut sudah menerima surat tersebut, sampai surat itu dibalas.
Dengan Email, data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Juga kita dapat mengirim file-file berupa program, gambar, graphik dan lain sebagainya. Kita juga dapat mengirim ke lebih dari satu orang sekaligus pada saat bersamaan dan kita juga tahu dalam hitungan detik, bahwa surat kita tersebut telah sampai ketujuannya.

D. Jenis-jenis E-Mail

Selama ini tentunya Anda telah mengenal tiga jenis layanan email, yaitu :
POP mail, email forwarding dan email berbasis web. Masing-masing jenis email tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan.

·         POP Mail

Email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor).
Kelebihan :
Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak connect ke internet). Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook Express.
Kekurangan
Kekurangan POP mail adalah Anda tidak bisa mengecek email Anda dari sembarang tempat.

·         Web Based email

Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain. Biasanya bersifat gratis. Kelebihan Anda bisa mengecek email Anda dari mana saja dan browser apa saja. Kekurangan Kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email Anda harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).

·         Email Forwarding

Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain. Kelebihan Anda bisa menyembunyikan alamat email Anda yang sesungguhnya. Selain itu Anda juga tidak perlu memberi tahu email Anda yang baru (jika Anda sering gonta-ganti email). Yang Anda berikan cukup alamat email forwarding tersebut. Kekurangan Karena bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke tempat Anda Pada kesempatan ini, kita mencoba membuat web based e-mail, dimana kita akan memanfaatkan fasilitas email gratis darihttp://www.yahoo.com dan Microsoft Outlok sebagai software untuk mengelolanya (email reader).

E.    Membaca E-Mail dengan MS-Outlook Express

Untuk dapat membaca email pada Yahoo! dengan menggunakan Outlook Express, ada
beberapa langkah yang harus Anda kerjakan. Pertama Anda harus mengaktifkan
layanan pop access dan forwarding. Caranya sebagai berikut :
1) Login ke mail Yahoo Anda.
2) Klik menu Options yang terletak di sebelah kiri.
3) Pilih Pop Access & Forwarding.
4) Pada step 1, pilih Web & POP access.
5) Pada step 2, Anda bisa memilih salah satu yaitu HTML Messages atau Text message only.
6) Klik Submit.

Langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi pada OE sebagai berikut :
1) Dari menu Tools, pilih Accounts.
2) Pindah ke tab Mail.
3) Klik tombol Add (yang terletak di sebelah kanan), pilih Mail.
4) Pada text box Display Name, isi dengan nama Anda, lalu klik Next.
5) Pada text box Email address, isi dengan email Yahoo Anda (misalnya : gurmanglow@yahoo.com), klik Next lagi.
6) Pada combo box My incoming mail server is a, pilih POP3.
7) Pada text box Incoming mail server, ketik pop.mail.yahoo.com.
8) Pada text box Outgoing mail server, ketik smtp.mail.yahoo.com.
9) Klik Next.
10) Pada text box account name, ketik nama email Yahoo Anda tanpa
      @yahoo.com.
11) Klik Next, lalu klik Finish.

Cara Mengambil E-mail yang masuk ;
1) Aktifkan MS-Outlook Express.
2) Klik tombol Reply to All, maka seluruh surat yang masuk di email yahoo anda akan dikirim ke inbox outlok express. (harus terkoneksi ke internet)
3) Jika telah selesai, anda dapat membaca dan membuat balasan surat secara offline, dan hal ini lebih cepat dibandingkan dengan membaca email secara online. Jika surat yang masuk ke email anda banyak, maka fasilitas ini sangat terasa manfaatnya.
4) Aktifkan kembali koneksi ke internet, jika anda bermaksud untuk mengirim balasan surat yang telah anda buat.

   TERIMA KASIH :)