A. Pengertian E-mail
E-mail
( Eletronic Mail ) atau sering juga disebutkan sebagai Surat Elektronik bila
diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia, adalah sebuah metode komunikasi yang
sudah sangat populer saat ini, walupun email itu hanya berupa sekumpulan pesan
– pesan text yang sederhana.
B. Sejarah E-mail
Pada saat ini mungkin lebih dari milyaran transaksi
e-mail yang terjadi setiap harinya, dan menurut Darwin Magazine, email pertama
kali dikirim oleh seorang programmer yang bernama Ray Tomlinson pada tahun
1971, dialah yang menemukan cara pengiriman pesan text antar server dengan
penggunaan tanda @ sebagai tanda pengenal
server penerima email.
C. Cara E-mail bekerja
Email tersimpan didalam sebuah server yang dikenal
dengan sebutan Mail Server. Agar mampu dikenali oleh Mail Server yang lain,
maka setiap Mail Server wajib memiliki identitas pengenal yang umumnya dikenal
dengan domain, misalnya gapura.co.id ataugapura-angkasa.com
Kemudian
digunakan tanda @ untuk memisahkan identitas account email dan mail server
sehingga alamat email yang lengkap berupa : email-account@mail-server
contohnya anuku@komunitaskami.com
Apabila
rekan kita yang lain memiliki email dengan domain yang sama, berarti email
tersebut berada pada server yang sama.
Mail
server dewasa ini umumnya menyediakan minimal dua jalan untuk melakukan
transaksi email antara lain
1. Metode Webmail
2. Metode POP3 Mail
Kedua
metode diatas akan mampu mebuka email dengan isi yang sama walaupun dengan tata
cara yang berbeda.
Metode
webmail digunakan dengan memanfaatkan Web Browser seperti Internet Explorer
sedangkan Metode POP3 Mail digunakan dengan memanfaatkan software khusus
seperti Microsoft Outlook.
·
Metode Webmail
Seperti
yang dijelaskan diatas, metode ini memanfaatkan Internet Explorer atau web
browser yang lain seperti Mozilla Firefox. Metode ini dapat dilakukan dimana
saja sepanjang computer yang digunakan terhubung dengan internet. Misalnya
dapat dilakukan dari rumah atau warung internet terdekat.
1. Jalankan software Internet Explorer
3. Bila koneksi internet dalam kondisi
sedikit lambat, mail server akan mencoba memberi pilihan kepada kita kepada
fitur email yang sederhana, untuk itu click lah link pada tulisan “Basic HTML
View”
4. Masukan user name
5. Masukan password
6. Untuk melihat email yang baru, click lah
link pada tulisan Inbox
7. Email baru yang belum pernah dibaca agar
menggunakan huruf tebal ( bold ) sedangkan email yang sudah pernah terbaca akan
menggunakan huruf biasa.
8. Untuk melihat pesan dari masing – masing
email, click lah Judul Pesan pada Inbox.
9. Untuk menghapus email, click lah tombol
“Delete”
10. Untuk membuat email yang baru, click lah
tombol “Compose Mail”
11. Pada kolom “To” masukan alamat email
tujuan dengan lengkap.
12. Isi kolom “CC” apabila menginginkan copy
email ke tujuan yang lain.
13. Isi kolom “BCC” apabila menginginkan
copy email ke tujuan yang lain tanpa diketahui oleh email yang ditujukan pada
kolom “To” dan kolom “CC”
14. Isi kolom subject dengan judul email
yang singkat dan jelas
15. Sertakan file attachment bila diperlukan
dengan menekan tombol “Browse” pada kolom attachment.
16. Tulis pesan email dengan singkat dan
jelas pada kolom pesan.
17. Tekan tombol “Send” untuk mengirim
email.
·
Metode POP3 Mail
Akses
email dengan metode ini lebih simple, namun hanya bisa diakses dari Computer
yang telah terinstal aplikasi email client seperti Microsot Outlook Express serta
sudah dilakukan setting email pada aplikasi tersebut oleh IT Support anda.
1. Jalankan aplikasi Outlook Express
2. Tekan tombol “Send/Recv” untuk mengambil
email terbaru.
3. Click tombol “Inbox” untuk melihat
daftar email.
4. Click Judul email untuk membaca isi email.
5. Click tombol “Reply” untuk membalas
email atau tombol “Reply All” untuk membalas email ke semua tujuan termasuk
yang ada didalam kolom “From” dan “CC”
6. Tulis pesan balasan dengan singkat dan
jelas.
7. Click tombol send untuk mengirim email.
8. Pastikan untuk click tombol “Send/Recv”
untuk memastikan email sudah terkirim.
9. Untuk membuat email baru, click tombol
“Create Mail” selanjutnya sama seperti proses pengiriman webmail diatas.
Electronic
Mail adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakandi
Internet. Hal ini karena Email merupakan alat komunikasi yang paling murah dan
cepat. Dengan Email kita dapat berhubungan dengan siapa saja yang terhubung ke
Internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal(bila kita menggunakan line
telepon atau ISDN). Email menggeser penggunaan telepon dan fax dimasa kini.
Konsep Email adalah seperti kita mengirim surat dengan pos biasa, dimana kita
mengirimkan ke kantor pos dengan dibubuhi alamat yang kita tuju. Dari Kantor
Pos tersebut akan disampaikan ke Kantor Pos yang terdekat dengan alamat yang
dituju dan akhirnya sampai ke alamat tersebut. Dan si penerima hanya membuka
kotak pos-nya saja yang ada didepan rumah. Disini si Pengirim tidak tahu apakah
si orang yang dituju tersebut sudah menerima surat tersebut, sampai surat itu
dibalas.
Dengan Email, data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan
sangat cepat. Juga kita dapat mengirim file-file berupa program, gambar,
graphik dan lain sebagainya. Kita juga dapat mengirim ke lebih dari satu orang
sekaligus pada saat bersamaan dan kita juga tahu dalam hitungan detik, bahwa
surat kita tersebut telah sampai ketujuannya.
D. Jenis-jenis E-Mail
Selama
ini tentunya Anda telah mengenal tiga jenis layanan email, yaitu :
POP mail, email forwarding dan email berbasis web. Masing-masing jenis email
tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan.
·
POP Mail
Email
jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang
connect internet dari rumah atau kantor).
Kelebihan :
Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak
connect ke internet). Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP
mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa
memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan
jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua
Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook Express.
Kekurangan
Kekurangan POP mail adalah Anda tidak bisa mengecek email Anda dari sembarang
tempat.
·
Web Based email
Email
jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo,
Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain. Biasanya bersifat gratis. Kelebihan
Anda bisa mengecek email Anda dari mana saja dan browser apa saja. Kekurangan
Kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email Anda
harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau
belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan
email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam
hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).
·
Email Forwarding
Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang
belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada
prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email
yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain. Kelebihan Anda bisa
menyembunyikan alamat email Anda yang sesungguhnya. Selain itu Anda juga tidak
perlu memberi tahu email Anda yang baru (jika Anda sering gonta-ganti email).
Yang Anda berikan cukup alamat email forwarding tersebut. Kekurangan Karena
bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih
lama untuk sampai ke tempat Anda Pada kesempatan ini, kita mencoba membuat web
based e-mail, dimana kita akan memanfaatkan fasilitas email gratis darihttp://www.yahoo.com dan Microsoft Outlok sebagai
software untuk mengelolanya (email reader).
E. Membaca E-Mail
dengan MS-Outlook Express
Untuk
dapat membaca email pada Yahoo! dengan menggunakan Outlook Express, ada
beberapa langkah yang harus Anda kerjakan. Pertama Anda harus mengaktifkan
layanan pop access dan forwarding. Caranya sebagai berikut :
1) Login ke mail Yahoo Anda.
2) Klik menu Options yang terletak di sebelah kiri.
3) Pilih Pop Access & Forwarding.
4) Pada step 1, pilih Web & POP access.
5) Pada step 2, Anda bisa memilih salah satu yaitu HTML Messages atau Text
message only.
6) Klik Submit.
Langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi pada
OE sebagai berikut :
1) Dari menu Tools, pilih Accounts.
2) Pindah ke tab Mail.
3) Klik tombol Add (yang terletak di sebelah kanan), pilih Mail.
4) Pada text box Display Name, isi dengan nama Anda, lalu klik Next.
5) Pada text box Email address, isi dengan email Yahoo Anda (misalnya :
gurmanglow@yahoo.com), klik Next lagi.
6) Pada combo box My incoming mail server is a, pilih POP3.
7) Pada text box Incoming mail server, ketik pop.mail.yahoo.com.
8) Pada text box Outgoing mail
server, ketik smtp.mail.yahoo.com.
9) Klik Next.
10) Pada text box account name, ketik nama email Yahoo Anda tanpa
@yahoo.com.
11) Klik Next, lalu klik Finish.
Cara
Mengambil E-mail yang masuk ;
1) Aktifkan MS-Outlook Express.
2) Klik tombol Reply to All, maka seluruh surat yang masuk di email yahoo anda
akan dikirim ke inbox outlok express. (harus terkoneksi ke internet)
3) Jika telah selesai, anda dapat membaca dan membuat balasan surat secara
offline, dan hal ini lebih cepat dibandingkan dengan membaca email secara
online. Jika surat yang masuk ke email anda banyak, maka fasilitas ini sangat
terasa manfaatnya.
4) Aktifkan kembali koneksi ke internet, jika anda bermaksud untuk mengirim
balasan surat yang telah anda buat.
TERIMA KASIH :)
